Procédure : droits d’auteur

Mise à jour : décembre 2014

A) Nomenclature des dossiers sur le serveur :

00_Procédures	Comprend le tableau de suivi Excel, la liste des copies de guides à envoyer aux compagnies et divers règlements et consignes concernant les droits d’auteur.
01_Modèles_de_demandes	Comprend divers modèles de courriels et de formulaires (en français et en anglais) à partir desquels rédiger les demandes.
02_Demandes_présentées	Comprend une copie de chaque demande envoyée (dossiers classés par ordre alphabétique de nom de compagnie).
03_Autorisations_obtenues	Comprend les autorisations signées.
04_Images_reçues	Comprend une copie des jpeg reçus (le cas échéant).
05_Envoi_copie	Comprend une copie de la lettre ou du courriel envoyé avec une copie du guide (pour certaines compagnies qui en font la demande).
06_Cession de droits	Comprend les ententes avec les compagnies à qui on a accordé le droit d’utiliser notre matériel.

B) Comment faire une demande

La majorité des demandes se font par courriel. Les droits sont demandés pour un secteur (inforoute) et non pas pour un guide en particulier (sauf pour certains projets spéciaux). Pour effectuer un envoi, on a besoin de préparer le texte du courriel, le formulaire à signer et une copie PDF (ou jpeg) du ou des documents demandés.

1. Courriel

Trouver le nom et l’adresse courriel de la personne à qui adresser la demande. Pour ce faire, voir dans le dossier papier de la compagnie (classeur) si un contact a déjà été établi. Sinon, faire des recherches sur Internet pour trouver ces informations. Généralement, on s’adresse aux personnes qui s’occupent du marketing, de la communication ou des médias. Il est toujours préférable de cibler une personne en particulier, mais il arrive à l’occasion qu’on doive envoyer un courriel à l’adresse « info ».

Dans 01_Modèles_de_lettres_ou_courriels, choisir un modèle selon le type de demande à faire. À partir de ce modèle, personnaliser le texte (ex. : nom et coordonnées de la personne à qui on écrit, nom du document demandé, etc.). Les parties sujettes à changement sont surlignées en jaune dans les modèles. Inscrire dans le haut de la page l’adresse courriel utilisée.

2. Formulaire

Dans 01_Modèles_de_demandes, choisir le modèle de formulaire. À partir de ce modèle, personnaliser le texte (ex. : nom et coordonnées de la personne à qui on écrit, nom du document demandé, etc.). Les parties sujettes à changement sont surlignées en jaune dans les modèles. Si possible, insérer les images demandées (voir le modèle de formulaire en anglais).
Faire un PDF du formulaire.

3. Copie PDF des documents demandés

Faire un PDF des documents demandés. S’il y a beaucoup d’images, les mettre côte à côte dans un document Word et faire le PDF par la suite. Lorsqu’on fait une capture d’écran, il est bien de pointer ou d’encadrer la partie ou l’image ciblée.

Copier-coller le texte du courriel dans la boîte d’envoi de votre messagerie. Joindre le formulaire et le PDF des documents. Envoyer. Imprimer une copie du courriel envoyé ainsi que des pièces jointes. Brocher ensemble et archiver dans le dossier papier (classeur). Inscrire les informations relatives à l’envoi dans le Tableau de suivi des demandes (Partage projets), le fichier Excel (serveur) et File Maker.

> Tableau de suivi :

[Le tableau de suivi doit être fourni par le directeur de projet au moment où il transmet ses demandes de droits. Ce tableau représente le portrait de toutes les demandes propres à un guide en particulier. Le tableau est préalablement rempli par le directeur de projet. Il doit être complété et mis à jour à chaque intervention concernant les demandes de droits. Lorsque le guide sera publié, une copie des images autorisées seront jointes au tableau et il sera archivé dans Postproduction, Droits_obtenus_tableaux.]

Inscrire la date de la demande et le type d’envoi selon la légende dans le haut de la colonne (ex. : 21-11-2012 @).

> Fichier Excel :

Inscrire le nom de la compagnie, la date de l’envoi et le numéro du guide. Les informations sont classées par ordre chronologique. (Légende : noir = 1^{re^{demande; bleu = relances; turquoise = autorisation; rouge = refus)}}

> File Maker : Sélectionner « Libér. Droits auteur ». Si c’est une nouvelle compagnie, sélectionner « Créer un contact » dans les onglets du haut et entrer les données relatives à cette compagnie (ex. : nom, adresse, courriel, etc.). Dans « Communication », « Nouvelle communication », inscrire le type d’envoi (ex. : courriel), le type de lettre (ex. : 1^re demande, relance, etc.) et le numéro du guide dans la colonne « Détails ». Cocher « Pas de réponse ».

C) Comment faire une relance

Après environ deux semaines sans réponse, on envoie un courriel de relance. Pour une même compagnie, on peut faire plusieurs relances.

Dans 01_Modèles_de_demandes, choisir un modèle selon le type de relance (1^re, 2^e, 3^e, etc.). À partir de ce modèle, personnaliser le texte. Les parties sujettes à changement sont surlignées en jaune dans les modèles.
Ajuster la date sur le formulaire à signer et refaire un PDF.
Envoyer le courriel de relance et mettre à jour les informations dans le Tableau de suivi des demandes (Partage projets), le fichier Excel (serveur) et File Maker.

D) On obtient une réponse

1. Autorisation

Envoyer un courriel de remerciements à la personne qui a autorisé la demande. Imprimer une copie pour le dossier dans le classeur. Archiver le formulaire signé en format PDF dans 03_Autorisations_obtenues. Mettre à jour les informations dans le Tableau de suivi des demandes (Partage projets), le fichier Excel (serveur) et File Maker. Si le nom de la personne à contacter a changé, modifier les informations dans File Maker. Aviser le directeur de projet. Si la compagnie précise une mention particulière, en faire part également au directeur de projet et l’inscrire dans le Tableau de suivi (ex. : phrase à insérer dans la page de crédits, manière d’inscrire le nom de la compagnie, etc.)
Si le directeur de projet souhaite obtenir une copie jpeg des images, c’est le temps d’en faire la demande. Ajouter la demande au courriel de remerciements. Il est préférable d’attendre d’avoir l’autorisation avant de demander les jpeg parce que c’est souvent la responsabilité d’une autre personne dans la compagnie. La personne contactée pour l’autorisation nous indiquera la procédure.
Si la compagnie demande une copie PDF des pages du guide comprenant ses images ou si elle désire obtenir un guide papier, noter l’information dans 00_Procédures, Liste_copies à envoyer. Surveiller la parution du guide. Quand le guide est paru, envoyer le PDF par courriel ou le guide par Dicom ou la poste. Archiver le courriel ou la lettre qui accompagne l’envoi dans 05_Envoi_copie. À noter : dans le cas d’un guide papier, il faut demander d’ajouter une copie à la commande qui est faite pour le CEMEQ (après l’approbation du guide).

2. Refus

Envoyer un courriel pour remercier la personne d’avoir accordé du temps à notre demande. Imprimer une copie du courriel de refus pour le dossier dans le classeur. Mettre à jour les informations dans le Tableau de suivi des demandes (Partage projets), le fichier Excel (serveur) et File Maker. Aviser le directeur de projet qu’il devra se trouver un plan B.

E) La demande demeure sans réponse

Il arrive qu’une demande demeure sans réponse. On doit faire des relances (courriel, téléphone) jusqu’à ce que le directeur nous dise d’abandonner. Généralement, on se rend à 3-4 relances maximum. Il est important de faire des relances parce qu’une non-réponse n’est pas toujours synonyme de manque d’intérêt de la part de la compagnie. La personne contactée peut-être en congé, en vacances, malade, en déplacement, très occupée (surtout dans le cas de très grosses compagnies).

À retenir :

En tout temps, soigner les communications avec les personnes contactées. Il faut garder en tête qu’on aura peut-être à leur demander d’autres images dans le futur. Il faut prendre soin de son réseau de contact.
Faire preuve de politesse et de professionnalisme.
« Battre le fer pendant qu’il est chaud », profiter du momentum. Si on reçoit un courriel, répondre le plus rapidement possible. On profite du fait que la personne est à son bureau et que notre demande est fraîche dans sa tête.

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